??物業(yè)管理員如何建立用戶檔案

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• 153****2010

  1、由售樓公司的入伙引導(dǎo)員陪同業(yè)主到開(kāi)發(fā)商處辦理手續(xù)，并提醒業(yè)主帶齊所有證件和資料。
  ⑴確認(rèn)業(yè)主身份：辦理交房的業(yè)主須持《入伙手續(xù)通知書(shū)》（附件1）、業(yè)主身份證及復(fù)印件、業(yè)主戶口本及復(fù)印件、外地人須持暫住證及復(fù)印件、購(gòu)房外批單、業(yè)主委托他人辦理手續(xù)受托人須持“業(yè)主委托書(shū)”及代理人身份證和復(fù)印件、《商品房買(mǎi)賣(mài)合同》及復(fù)印件、購(gòu)房全款發(fā)票或其他付款憑證到開(kāi)發(fā)商的銷(xiāo)售部或客戶服務(wù)部，確認(rèn)業(yè)主入住資格。需辦理小區(qū)停車(chē)證的需出據(jù)本人駕駛證及行車(chē)證。
  ⑵交納相關(guān)費(fèi)用：業(yè)主到開(kāi)發(fā)商的財(cái)務(wù)部交納房屋尾款、各項(xiàng)契稅及其他費(fèi)用。
  ⑶以上兩項(xiàng)確認(rèn)后，經(jīng)辦人應(yīng)在“入伙手續(xù)書(shū)”上簽字蓋章。
  2、由物業(yè)公司的3名保安人員接手并陪同業(yè)主到物業(yè)管理公司辦理手續(xù)。收取業(yè)主的《商品房買(mǎi)賣(mài)合同》復(fù)印件（部分內(nèi)容）、身份證復(fù)印件、“業(yè)主委托書(shū)”及受托人的身份證復(fù)印件。
  3、3名管理人員分別填寫(xiě)“居民家庭情況登記表”并領(lǐng)取《業(yè)戶手冊(cè)》、《北京市商品住宅公人維修基金分戶卡》，簽署《前期物業(yè)管理協(xié)議》、《房屋使用、管理、維修公約》之承諾書(shū)。
  4、業(yè)主持物業(yè)公司物業(yè)部簽字轉(zhuǎn)來(lái)的《長(zhǎng)橋園入伙流程表》（附件2）到物業(yè)公司財(cái)務(wù)部交納相關(guān)費(fèi)用見(jiàn)“業(yè)主收費(fèi)清單”（附件3）。
  5、業(yè)主持物業(yè)公司財(cái)務(wù)部（4名財(cái)務(wù)人員）簽字轉(zhuǎn)來(lái)的《長(zhǎng)橋園入伙流程表》到物業(yè)公司工程部辦理相關(guān)手續(xù)：
  ①、物業(yè)公司保安部（保安人員1名）將業(yè)主房間鑰匙發(fā)放給業(yè)主，并由業(yè)主簽署《鑰匙交接單》、簽署《備用鑰匙管理協(xié)議》、《入伙手續(xù)書(shū)》及《長(zhǎng)橋原辦理入住流程表》并封存?zhèn)溆描€匙一把，以便物業(yè)工程部對(duì)業(yè)主房間內(nèi)的各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施進(jìn)行維修、調(diào)試。同時(shí)工程部人員為業(yè)主發(fā)放鑰匙、水、電、天然氣IC卡及信報(bào)箱鑰匙。
  ②、驗(yàn)房：由物業(yè)工程部（分為6個(gè)驗(yàn)房小組，1名工程部調(diào)度人員全盤(pán)調(diào)度）人員陪同業(yè)主到業(yè)主所購(gòu)房屋，對(duì)房屋內(nèi)結(jié)構(gòu)、設(shè)備設(shè)施及各種五金配件進(jìn)行驗(yàn)收，并將房屋驗(yàn)收狀況和各表底數(shù)填寫(xiě)在《房屋設(shè)備驗(yàn)收交接表》內(nèi)，同時(shí)在該表上業(yè)主及物業(yè)陪同驗(yàn)房人員簽字確認(rèn)。如有申報(bào)及維修事宜，可將業(yè)主所填寫(xiě)的《房屋設(shè)備驗(yàn)收交接表》中的問(wèn)題于當(dāng)日?qǐng)?bào)承建方返修。
  6、業(yè)主辦完所有手續(xù)或在辦理入伙手續(xù)過(guò)程當(dāng)中，如對(duì)物業(yè)有任何疑問(wèn)，可隨時(shí)向客務(wù)管理員提出，由入伙引導(dǎo)員將業(yè)主引導(dǎo)致物業(yè)現(xiàn)場(chǎng)辦公咨詢處進(jìn)行答疑。
  7、如業(yè)主進(jìn)行二次裝修，由物業(yè)公司工程部審定施工方案及施工圖，同時(shí)與裝修施工單位、業(yè)主簽署《房屋施工管理協(xié)議》和《施工保潔責(zé)任書(shū)》，由物業(yè)工程部簽發(fā)《施工許可證》。
  8、物業(yè)公司、開(kāi)發(fā)商及承建方協(xié)調(diào)事項(xiàng)
  ⑴辦理入伙結(jié)束當(dāng)日，物業(yè)公司各部門(mén)將當(dāng)天情況進(jìn)行通報(bào)、匯總，建立已辦理入伙業(yè)主的管理檔案。
  ⑵對(duì)于業(yè)主提出的房間須返修的內(nèi)容，報(bào)承建方返修，對(duì)房間返修量較大的單元特別報(bào)開(kāi)發(fā)商及承建方，給與關(guān)注。
  ⑶對(duì)于已下發(fā)的返修單，物業(yè)公司派專人跟進(jìn)返修事宜，并將返修情況及時(shí)告知業(yè)主。

  查看全文↓ 2018-07-13 23:05:58
• 137****3520

  一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定：
  1．公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
  2．有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。
  3．物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
  4．物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
  5．物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
  6．物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
  7．因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書(shū)面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。
  8．公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
  9．物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
  二、物業(yè)管理公司管理保密規(guī)定：
  1．在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。
  2．業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。
  3．物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書(shū)因需告假時(shí)，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)
  4．應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。
  5．公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱（須辦理借閱手續(xù)），每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。
  6．發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時(shí)效，過(guò)時(shí)收回。
  7．員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí)，主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密，對(duì)于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。
  8．員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。
  三．物業(yè)管理公司檔案資料：
  1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案：
  1）土建、設(shè)備安裝竣工資料（圖紙、設(shè)備資料）；
  2）設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門(mén)驗(yàn)收合格文件；
  3）機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約；
  4）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄（管理公司）；
  5）公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄（發(fā)展商、承包商與管理公司）；
  6）單元驗(yàn)收及移交記錄（承包商、業(yè)主與管理公司）；
  2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案：
  1）用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù)；
  2）二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料；
  3、業(yè)戶資料：
  1）入伙情況記錄；
  2）業(yè)主（租戶）情況登記（包括名稱、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等）；
  4、物業(yè)管理公司管理文本匯編：
  1）管理合同、管理公約、用戶手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè)；
  2）物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等；
  3）物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約；
  5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類：
  1）各類設(shè)施設(shè)備要有專門(mén)的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施；
  2）各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄；
  3）主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄；
  4）物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應(yīng)有回訪記錄；
  6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類：
  1）變配電間要有供電部門(mén)定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄；
  2）電梯要有勞動(dòng)部門(mén)合格證書(shū)及年檢報(bào)告；
  3）生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門(mén)水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明；
  4）避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告；
  5）應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告；
  6）消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄；
  7）其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料；
  7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類：
  1）正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄；
  2）物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況
  3）物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告
  4）物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告；
  物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄（包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會(huì)的會(huì)議）
  *物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄
  *保安值班記錄
  *設(shè)備值班與巡檢記錄
  *管理工作計(jì)劃與報(bào)告
  *工程設(shè)備管理計(jì)劃與報(bào)告
  *物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來(lái)信函
  *用戶報(bào)修與投訴處理記錄
  *承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄

  查看全文↓ 2018-07-13 23:05:18
• 146****5158

  　業(yè)主主要向物業(yè)服務(wù)企業(yè)提供證明自己的業(yè)主身份材料、裝修公司的資質(zhì)、裝修圖紙（水電圖紙）；各物業(yè)項(xiàng)目的物業(yè)服務(wù)公司的要求可能也不一樣，所以自己房子裝修，還需要詳細(xì)咨詢自己小區(qū)的物業(yè)公司；
  　　物業(yè)服務(wù)公司的目的主要是監(jiān)管裝修不破壞公共部位。
  　　相關(guān)法律條文：第四十四條　物業(yè)服務(wù)企業(yè)可以根據(jù)業(yè)主的委托提供物業(yè)服務(wù)合同約定以外的服務(wù)項(xiàng)目，服務(wù)報(bào)酬由雙方約定。

  查看全文↓ 2018-07-13 23:04:57

相關(guān)問(wèn)題

• 問(wèn) ?? 如何當(dāng)物業(yè)管理員
  答

  1、在物業(yè)管理部主任領(lǐng)導(dǎo)下，具體行使管理、監(jiān)督、協(xié)調(diào)服務(wù)的職能。 2、負(fù)責(zé)管理公司清潔、綠化、治安、維修、接待、回訪等項(xiàng)服務(wù)工作。 3、全面掌握區(qū)域物業(yè)公共設(shè)施、設(shè)備的使用過(guò)程。 4、協(xié)調(diào)主任送發(fā)物業(yè)管理方面的文件。 5、參加主任主持的部門(mén)例會(huì)，總結(jié)當(dāng)月工作，制訂下月計(jì)劃。 6、負(fù)責(zé)發(fā)現(xiàn)運(yùn)作中不合格的服務(wù)項(xiàng)目，進(jìn)行跟蹤、驗(yàn)證，處理業(yè)戶投訴。 7、收集有價(jià)值的物業(yè)信息，為推動(dòng)公司物業(yè)管理工作的發(fā)展出謀劃策。 8、負(fù)責(zé)公司業(yè)戶接待工作，做到儀表端莊、態(tài)度和藹、熱情大方、反應(yīng)敏捷、處事穩(wěn)健。 9、負(fù)責(zé)為業(yè)戶辦理入伙、入住、裝修手續(xù)。 10、按接待來(lái)訪規(guī)定，做好來(lái)訪登記，對(duì)電話預(yù)約的來(lái)訪要及時(shí)通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)，對(duì)突然來(lái)訪者，要報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)后，再約時(shí)間接待。 11、負(fù)責(zé)接待及處理業(yè)戶咨詢、投訴工作，并定期進(jìn)行回訪。 12、負(fù)責(zé)為公司業(yè)戶商務(wù)、票務(wù)收發(fā)等項(xiàng)服務(wù)工作。 13、完成辦公室臨時(shí)交辦的工作。作好這些才能成為一個(gè)合格的物業(yè)管理員

  全部3個(gè)回答>
• 問(wèn) ?? 如何做好物業(yè)管理員
  答

  首先告訴你，我是一個(gè)物業(yè)經(jīng)理，從我的角度談物業(yè)管理員。　　1、物業(yè)管理是一種典型的服務(wù)行業(yè)，一年365天沒(méi)有一天可以清閑的，當(dāng)然不是讓每個(gè)人365天不休息，工作是會(huì)合理分工和安排休息的。我是說(shuō)，你要從事這個(gè)行業(yè)，要有心理準(zhǔn)備，別的行業(yè)有淡旺季，物業(yè)管理行業(yè)沒(méi)有，天天都有事做。要有思想準(zhǔn)備和?！　?、物業(yè)管理員真正的概念是從事物業(yè)管理的綜合業(yè)務(wù)管理，如：客服管理和前臺(tái)客服、工程設(shè)施設(shè)備管理、保安保潔綠化管理等。因?yàn)?，物業(yè)的概念是“已建成并具有使用功能的各類供居住和非居住的房屋；和居住相配套的設(shè)備和市政、公用設(shè)施；共有物權(quán)和相鄰的場(chǎng)地、庭院、停車(chē)場(chǎng)、小區(qū)通道路?！　∽鳛槲飿I(yè)管理員就要應(yīng)對(duì)這些內(nèi)容開(kāi)展工作，而不是單一的文員、客服、保安、保潔或綠化工、設(shè)施維修工。所以，我給你的解釋有點(diǎn)綜合，但是為了讓你定位清楚概念?！　?、怎樣學(xué)好做物業(yè)管理員？學(xué)做很容易，但掌握很不容易。我覺(jué)得不是“學(xué)好”做物業(yè)管理員，而是下功夫做到：做一名合格的物業(yè)管理員。辦法是：　　1、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，物業(yè)管理雖然技術(shù)含量不高，但它是由很多知識(shí)和法規(guī)內(nèi)容在里面。如：物業(yè)管理?xiàng)l例、物權(quán)法、收費(fèi)辦法、客戶服務(wù)流程、客戶投訴管理，員工作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、設(shè)備設(shè)施運(yùn)行、維護(hù)保養(yǎng)、管理，供暖管理、水電管理、公共秩序管理、安防和消費(fèi)管理等等。這些內(nèi)容對(duì)于一個(gè)初入門(mén)者，感覺(jué)太綜合，一個(gè)人不可能全會(huì)。是的，但你既然想從事這個(gè)行業(yè)，就要有信心做好，將來(lái)做經(jīng)理，當(dāng)老總。那么就要了解和掌握上面的知識(shí)內(nèi)容?！　?、萬(wàn)物開(kāi)頭難，只要你下了決心，我相信你一定能掌握行業(yè)的知識(shí)和法規(guī)內(nèi)容，掌握不難，難的是運(yùn)用，特別是也業(yè)主的交流溝通，讓他們信任你、與你合作，需要磨合，千萬(wàn)不要被偶然的一次打擊，給潑上一盆冷水，失去信心，撂挑子不干了，我上面的話就等于白說(shuō)了。更并說(shuō)還想和你繼續(xù)的探討。

  全部4個(gè)回答>
• 問(wèn) 哪有物業(yè)管理員培訓(xùn)
  答

  根據(jù)垃圾分類管理規(guī)定，物業(yè)處理垃圾按三類劃分：生活垃圾廚余垃圾其它垃圾裝修垃圾屬于建筑垃圾類，不屬于日常垃圾分類范疇

  全部8個(gè)回答>
• 問(wèn) 物業(yè)管理員的疑難3
  答

  你好!這類情況是很常見(jiàn)的,對(duì)物業(yè)來(lái)說(shuō)**難處理,不去處理,被堵的居民說(shuō)物業(yè)不為其維修,去處理樓下的居民就會(huì)很不情愿,不是找出種種理由,就是說(shuō)裝修等損壞要物業(yè)負(fù)責(zé)!所以,發(fā)生這類情況,個(gè)人覺(jué)的**好的方法,把樓上,樓下的居民一起約到物業(yè),或物業(yè)陪同樓上居民一起去樓下居民家,3方當(dāng)面協(xié)調(diào)維修辦法,樓下居民要保證損壞賠償,讓其向樓上居民提出,他們雙方協(xié)商好你們物業(yè)在維修,省得出問(wèn)題居民都找物業(yè)!因?yàn)樗麄兊亩氯闆r的發(fā)生是在交房驗(yàn)收后的,戶內(nèi)下水道堵塞是其使用不當(dāng)造成的,所以,物業(yè)有義務(wù)為其維修,但費(fèi)用因由其自己承擔(dān),因維修對(duì)鄰居間造成的損害也應(yīng)有其承擔(dān)!

  全部6個(gè)回答>
• 問(wèn) 物業(yè)管理員的疑難2
  答

  你好!這類情況,物業(yè)應(yīng)該要敦促開(kāi)發(fā)商盡快來(lái)為業(yè)主維修,另外,你們物業(yè)是否可以和開(kāi)發(fā)商協(xié)商下,一種是開(kāi)發(fā)商及時(shí)為業(yè)主維修,第二種是,每一周里特定一天,開(kāi)發(fā)商派人來(lái)處理房屋質(zhì)量問(wèn)題的維修,第三種,由物業(yè)派人維修,產(chǎn)生的費(fèi)用由開(kāi)發(fā)商承擔(dān)!另外,物業(yè)可以做一些服務(wù)評(píng)價(jià)表或服務(wù)跟蹤單,在為業(yè)主維修或服務(wù)后,讓業(yè)主對(duì)上門(mén)服務(wù)人員評(píng)分,定期給在近期保修過(guò)的業(yè)主發(fā)服務(wù)跟單,看下上次的問(wèn)題是否已經(jīng)解決了!這樣,物業(yè)的形象和服務(wù)都提高了,和業(yè)主的矛盾也會(huì)減少!

  全部9個(gè)回答>